"لقد خفضنا تكاليف العمالة بنسبة 33%" - تقرير العملاء لعام 2023.

في أوائل عام 2023، نظرت إلى قانون العمل الخاص بنا وشعرت بالضغط على الفور. كانت ساعات العمل تتزايد، وظل العمل الإضافي يظهر، وما زال الفريق يشعر بالانشغال طوال اليوم. كنا نعمل بجد، لكن العمل لم يكن يسير بشكل جيد. لم أبدأ بقطع الناس. لقد بدأت بالأرقام. لقد قمت بسحب كشوف المرتبات وسجلات الورديات وبيانات الإخراج لمدة شهر واحد من أحد مواقع مستودعاتنا. كان من السهل اكتشاف النمط. كانت بعض التحولات مكتظة بالموظفين. كانت بعض ساعات الانشغال قصيرة في متناول اليد. كان الموظفون الجدد بحاجة إلى الكثير من الدعم. قضى المشرفون الكثير من الوقت في تحديد الجداول الزمنية بدلاً من تشغيل الأرضية. أحد الأمثلة الواضحة جاء من نوبة الاستلام يوم الجمعة. كان هذا التحول ساخنًا دائمًا. واصلنا طلب المساعدة الإضافية، ومع ذلك ظلت المنصات محفوظة بالقرب من الرصيف. وعندما شاهدت العملية عن كثب، رأيت المشكلة الحقيقية. الفريق لم يكن بطيئا. كانت عملية التسليم بين الاستلام والترحيل فوضوية، لذلك انتظر الناس بعضهم البعض. لقد قمت بإصلاح تكلفة العمالة في ثلاث خطوات عملية. لقد قمت بمطابقة التوظيف حسب الطلب. لقد نظرت إلى حجم الطلب وعمليات التسليم الواردة وحجم المكالمات حسب الساعة. ثم قمت بإعادة بناء الجدول حول فترات الانشغال بدلاً من استخدام نفس عدد الموظفين طوال اليوم. بعض الساعات تحتاج إلى المزيد من الأيدي. بعض الساعات لم تفعل ذلك. لقد قمت بتقليص التداخل بين الورديات ونقل العمل الإداري إلى فترات زمنية أبطأ. لقد قمت أيضًا بوضع قاعدة بسيطة: العمل الإضافي يحتاج إلى فحص المدير قبل الموافقة. لقد قمت بإزالة العمل اليدوي المتكرر. اعتاد فريقنا على نسخ نفس الملاحظات في أوراق مختلفة. سيقوم المشرف بكتابة التحديثات على الورق، ثم كتابتها مرة أخرى لاحقًا. هذا الوقت الضائع في كل نوبة. لقد استبدلت ذلك بقائمة مرجعية مشتركة واحدة وملف تسليم مناوبة مشترك واحد. بدا التغيير صغيرا. لقد وفر دقائق في كل عملية تسليم، وتمت إضافة تلك الدقائق بسرعة. لقد قمت بتدريب الأشخاص على مجموعة أصغر من المهام أولاً. غالبًا ما يتعلم الموظفون الجدد الكثير في وقت واحد، ثم يحتاجون إلى المساعدة لأسابيع. لقد غيرت ذلك. قمت بتجميع العمل في ثلاث مهام أساسية وقمت بتدريب كل شخص عليها قبل الانتقال إلى الطبقة التالية. وصلت إحدى أعضاء الفريق الجدد في خط التعبئة لدينا إلى إنتاج ثابت بشكل أسرع بكثير من ذي قبل لأنها لم تكن تحاول تعلم الطابق بأكمله في اليوم الأول. لقد تعلمت عملية واحدة، وكررتها، وبنت الثقة. ظللت أتتبع بعض الأرقام البسيطة كل أسبوع. لقد شاهدت تكلفة العمالة لكل طلب، وساعات العمل الإضافي، والمناوبات الفائتة، وإعادة العمل. سألت أيضًا المشرفين عن المكان الذي يضيع فيه الوقت. تطابقت البيانات وتعليقات المتحدثين مع بعضهما البعض، مما ساعدني في التركيز على الإصلاحات الصحيحة. وبحلول نهاية عام 2023، انخفضت تكلفة العمالة لدينا بنسبة 33% مقارنة بالعام السابق. ولم يأت ذلك من خطوة واحدة كبيرة. لقد جاء من التغييرات الصغيرة التي عملت معًا. جدولة أفضل. إعادة صياغة أقل. تأهيل أسرع. ساعات ضائعة أقل. كان درسي الرئيسي بسيطًا. تكلفة العمالة ليست مجرد مسألة الرواتب. إنها مسألة عملية. عندما قمت بتحسين كيفية انتقال العمل عبر الفريق، انخفضت التكلفة وبدا اليوم أسهل بالنسبة للجميع في المناوبة. لو قمت بتخفيض ساعات العمل فقط، لكانت المدخرات قد تلاشت بسرعة. وعندما قمت بتقليل النفايات بدلاً من ذلك، ظلت النتيجة ثابتة.

ما ظللت أراه ظللت أرى نفس النمط في الشركات الصغيرة التي عملت معها. كان الفريق مشغولاً طوال اليوم. استمرت الرواتب في الارتفاع. لا يزال العملاء يشعرون بالتأخير. لم أر مشكلة التوظيف أولاً. رأيت مشكلة في العملية. الكثير من عمليات التسليم. الكثير من الانتظار. تم إنجاز الكثير من المهام مرتين. واحدة من أوضح الحالات كانت مقهى تديره عائلة. كان المالك يخبرني بنفس الشيء كل أسبوع: "يعمل فريقي بجد، لكنني لا أزال أخسر المال بسبب العمل". كما شعر الضيوف بالضغط. تباطأت الطلبات خلال ساعات الذروة، وبدا المنضدة الأمامية متوترة. لقد درست التدفق اليومي. شاهدت كيف يفتح الموظفون المتجر، ويتلقون الطلبات، ويصنعون المشروبات، وينظفون الطاولات، ويغلقون أبوابهم ليلاً. كان من السهل اكتشاف النفايات بمجرد بقائي على مقربة من العمل. ما قمت بتغييره لقد بدأت بالجدول الزمني. كان في المقهى عدد كبير جدًا من الأشخاص على الأرض خلال فترات الهدوء وعدد قليل جدًا أثناء ذروة حركة المرور. لقد قمت بمطابقة التحولات مع أنماط المبيعات بدلاً من استخدام نفس الخطة كل يوم. وهذا وحده يقلل من وقت الخمول. لقد قمت أيضًا بتقسيم العمل إلى أجزاء أصغر. شخص واحد يتعامل مع إعداد الشراب. بقي شخص واحد في السجل. شاهد أحد الأشخاص طاولات تناول الطعام وساعد في التنظيف. قبل هذا التغيير، استمر كل عامل في تبديل المهام. بدا ذلك مرنًا من الخارج. داخل المتجر، تسبب في تأخير. لقد فقد الناس التركيز. انتظر الضيوف لفترة أطول. لقد أضفت قائمة تحضيرية بسيطة للافتتاح ومذكرة تسليم قصيرة لكل وردية. لا شيء يتوهم. مجرد خطوات واضحة على الورق. كان كل عامل يعرف ما يجب القيام به قبل بدء الخدمة وما يجب نقله إلى الشخص التالي. نظرت أيضًا إلى الهدر في الإمدادات. لقد بالغ المقهى في طلب بعض العناصر ونفد من العناصر الأخرى. وأدى ذلك إلى عمليات شراء سريعة، ورسوم توصيل إضافية، ومخزون فاسد. لقد ربطت الطلبات ببيانات المبيعات من الأسبوع السابق. وقد ساعد ذلك المالك على شراء ما يستخدمه المتجر بالفعل. ما أظهرته الأرقام بعد هذه التغييرات، انخفضت تكاليف العمالة بنسبة 33% خلال فترة المراجعة. أريد أن أكون حذرا هنا. لم يأت هذا الانخفاض من فقدان الأشخاص أو الضغط على الفريق بشكل أكبر. لقد جاء ذلك من خلال جدولة زمنية أكثر صرامة، وعمليات تسليم أكثر نظافة، وحركة أقل إهدارًا. لاحظ المالك تغييرًا آخر أيضًا. كان الضيوف أكثر هدوءًا. تحرك الخط بشكل أسرع. المشروبات خرجت بأخطاء أقل. بدا الموظفون أقل استنزافًا في نهاية اليوم. وهذا يهم أكثر مما يعتقده الناس. يمكن للعملاء أن يشعروا عندما يكون الفريق تحت الضغط. ويلاحظون ما إذا كان شخص ما متسرعًا، أو يكرر العمل، أو يخمن في الخطوة التالية. تمنح العملية السلسة الغرفة بأكملها شعورًا أفضل. ما تعلمته لا أعتقد أن انخفاض تكلفة العمالة يعني انخفاض جودة الخدمة. أعتقد أن الهدف هو الاستخدام الأفضل لكل ساعة مدفوعة الأجر. إذا أمضى العامل عشر دقائق في البحث عن الإمدادات، فهذا هدر. إذا قام شخصان بنفس المهمة، فهذا هدر. إذا كان الجدول يتجاهل أنماط حركة المرور، فهذا يعتبر هدرًا. لقد رأيت المالكين يلقون اللوم على تكاليف العمالة عندما كانت المشكلة الحقيقية هي الافتقار إلى الهيكل. وبمجرد أن أصبحت العملية أكثر وضوحًا، لم يعد الفريق بحاجة إلى بذل جهد كبير لتقديم تجربة أفضل. ما سأفعله مرة أخرى سأبدأ بهذه الخطوات: - مشاهدة يوم كامل من العمل من البداية إلى النهاية - وضع علامة على كل تأخير، ومهمة مكررة، وحركة إضافية - مطابقة التوظيف مع الطلب الفعلي - إعطاء كل دور قائمة مهام واضحة - تتبع دقة الطلب، ووقت الانتظار، واستخدام العمالة كل أسبوع - اضبط الخطة من الأرقام، وليس من التخمين. لقد نجح هذا النهج في المقهى، وقد رأيت نفس النمط في البيع بالتجزئة، وعدادات الخدمة، ومحلات المواد الغذائية الصغيرة. لا يحتاج العمل دائمًا إلى المزيد من العمالة. غالبًا ما يحتاج إلى نفايات أقل. الخلاصة إذا كنت أرغب في خفض تكاليف العمالة والحصول على تعليقات أفضل من العملاء، فأنا لا أتبع الطرق المختصرة. أقوم بتنظيف العمل. وهنا يظهر المكسب. يشعر الفريق بأنه أكثر استقرارًا. الخدمة تبدو أكثر سلاسة. يلاحظ العملاء الفرق دون أن يجبرهم أحد.

أعرف مدى السرعة التي يمكن أن ترتفع بها تكاليف العمالة. بضع ساعات إضافية هنا. تحول متسرع هناك. جدول يبدو جيدًا على الورق، ثم يصبح فوضويًا بمجرد بدء اليوم. أرى نفس النمط مرارا وتكرارا. الفريق مشغول، لكن الساعات تستمر في الارتفاع. يقضي المديرون الكثير من الوقت في سد الفجوات. العمل الإضافي يبدأ في الشعور الطبيعي. هذا الضغط يمكن أن يضرب الهوامش بشدة. نهجي بسيط. أبحث عن العمل الذي يأكل الوقت دون إضافة قيمة كبيرة. أشاهد أين يتعطل الجدول الزمني، وحيث تؤدي عمليات التسليم إلى إبطاء عمل الأشخاص، وحيث تستمر المهام المتكررة في إبعاد الموظفين عن الوظيفة الرئيسية. كان أحد العملاء الذين عملت معهم يدير فريقًا من المستودعات ظل يفتقد أهداف العمل. لم تكن القضية جهدا. كانت المشكلة هي سوء التوافق بين الورديات، والإفراط في الفحص اليدوي، وإجراء الكثير من التغييرات في اللحظة الأخيرة. لقد قمنا بتنظيم الجدول الزمني، وتشديد تدفق المهام، وإزالة بعض الخطوات الإضافية التي كان من السهل تفويتها. وكانت النتيجة انخفاضًا بنسبة 33% في تكلفة العمالة في تلك الفترة التجريبية. ما ألقي عليه نظرة: - العمل الإضافي حسب الدور والوردية - وقت الخمول أثناء فترات الطلب المنخفض - إعادة العمل التي تسحب الأشخاص من المهمة - الخطوات اليدوية التي يمكن تقليلها - فجوات التغطية التي تخلق ذعرًا لدى الموظفين - الوظائف التي تحتاج إلى تطابق جدول زمني أفضل أود أيضًا الحفاظ على الإصلاح عمليًا. إذا كان من الممكن تجميع مهمة ما، فأنا أقوم بتجميعها. إذا كان من الممكن مطابقة التحول مع الطلب، فأنا أطابقه. إذا كان التقرير يساعد المدير على الاستجابة بشكل أسرع، فإنني أجعل هذا التقرير سهل القراءة. الكثير من نفايات العمل تختبئ على مرأى من الجميع. قد لا يحتاج الفريق إلى المزيد من الأشخاص. قد تحتاج إلى توقيت أفضل، وعمليات تسليم أكثر نظافة، وعدد أقل من التوقفات والبدء. وهذا هو المكان الذي أركز فيه انتباهي. لقد رأيت هذا العمل في فرق البيع بالتجزئة والخدمات اللوجستية والخدمات. يتغير الإعداد. نقطة الألم تبقى كما هي. يتم إنفاق عدد كبير جدًا من الساعات المدفوعة الأجر على أشياء لا تساعد الشركة على المضي قدمًا. أنا أهتم بالنتائج التي يمكن أن تصمد في العمل اليومي. نفايات أقل. ضغط أقل على الجدول الزمني. استغلال أفضل لكل ساعة مدفوعة الأجر. إذا كنت ترغب في خفض تكاليف العمالة دون أن يشعر الفريق بالضغط، فيمكنني مساعدتك في اكتشاف التسريبات، وتشديد العملية، وبناء خطة تناسب العمل الذي لديك بالفعل.

اعتدت أن أنظر إلى تكلفة العمالة كرقم واحد في التقرير. بدا الأمر بسيطًا. لم يكن كذلك. وعندما استمر العدد في الارتفاع، رأيت نفس نقاط الألم مرارًا وتكرارًا: تراكم العمل الإضافي، وبطء عمليات التسليم، وانتظار الكثير من الأشخاص للعمل، والمديرين يغطون الفجوات بساعات عمل إضافية. شعر الفريق بالانشغال، لكن الإنتاج لم يتناسب مع الجهد المبذول. هذه الفجوة هي حيث تنمو التكلفة. وجهة نظري بسيطة: نادرًا ما تنخفض تكلفة العمالة عن طريق خفض عدد الأشخاص فقط. تنخفض عندما يكون العمل أسهل في النقل، وأسهل في التتبع، وأسهل في الانتهاء. لقد تعلمت ذلك من أحد مشاريع المستودعات التي عملت عليها. كان لدى الفريق 18 عاملاً في يوم عادي. كانت الطلبات تخرج، لكن الجدول الزمني ظل يتراجع. مشى الملتقطون بعيدًا جدًا. انتظر المعبئون العناصر التي وصلت متأخرة. أضاف المشرفون ساعات عمل إضافية في الأيام المزدحمة لأن الخط لم يتمكن من اللحاق بالخط. وواصلت فاتورة العمل الشهرية الارتفاع. لقد بدأت بمشاهدة العمل، وليس التقرير. وقفت على الأرض ولاحظت ثلاثة أشياء: - كان الناس يقومون بنفس المهمة مرتين - كان لدى بعض الموظفين فجوات خاملة بينما كان البعض الآخر مثقلًا بالأعباء - لم تتطابق أوقات بدء الورديات مع تدفق الطلب، وهذا ما أخبرني أن المشكلة لا تتعلق بالجهد. لقد كان التدفق. لقد طرحت سؤالاً واحداً يجب على كل مدير أن يطرحه: أين يختفي الوقت؟ وجاء الجواب سريعا. قضى أحد عمال الانتقاء دقائق إضافية في التنقل عبر المستودع لطلبات العناصر المختلطة. توقف أحد عمال التعبئة مؤقتًا كل بضعة أوامر لانتظار الملصقات. أمضى أحد المشرفين جزءًا من الصباح في إعادة تعيين الأشخاص يدويًا. بدا التأخير البسيط غير ضار. معا، يكلفون الكثير. لقد غيرت العمل في خطوات صغيرة. - قمت بتجميع الطلبات حسب المنطقة بحيث انخفض وقت السفر - قمت بمطابقة بدايات الورديات مع ذروة الطلب الفعلية - قمت بنقل طباعة الملصقات إلى مكان أقرب إلى التعبئة - قمت بتعيين لوحة توظيف يومية بسيطة بحيث يرى الجميع نفس الخطة - قمت بإزالة الشيكات المكررة التي لم تضيف قيمة ولم يكن أي من هذه التغييرات مثيرًا. كانت هذه هي النقطة. غالبًا ما تكمن مشكلة تكلفة العمالة في نفايات صغيرة، وليس في خطأ واحد كبير. بعد التغييرات، عمل الفريق مع قدر أقل من الانجراف بين المهام. لا يزال الناس يعملون بجد. لقد أمضوا وقتًا أقل في الانتظار والمشي وإصلاح المشكلات التي يمكن تجنبها. سقط العمل الإضافي. بقي الإخراج ثابتا. انخفضت تكلفة العمالة بنسبة 33٪ خلال الفترة قيد المراجعة. أنا لا أتعامل مع هذا الرقم على أنه سحر. أنا أعامله كدليل على أن تصميم العمل الأفضل مهم. أحد أوضح الدروس جاء من قائدة المناوبة التي تدعى ماريا. أخبرتني أنها كانت تخمن أين تحتاج المساعدة كل ساعة. في بعض الأيام خمنت بشكل صحيح. وفي حالات أخرى، قامت بنقل الناس بعد فوات الأوان. وبعد أن وضعنا مجلس التوظيف في مكانه الصحيح، تمكنت من رؤية الخطة في لمحة سريعة. قالت إن الأرضية أصبحت أكثر هدوءًا، وأنا صدقتها. عادة ما تكون تكلفة العمليات الهادئة أقل من تكلفة العمليات الفوضوية. إذا كنت أشرح ذلك لمالك عمل آخر، فسأبقي الأمر واضحًا: - ابدأ بالعمل الذي يمكنك رؤيته - تتبع المكان الذي يضيع فيه الوقت - قم بمطابقة العمالة مع الطلب - قم بإزالة الخطوات المتكررة - راقب العمل الإضافي كعلامة تحذير، وليس كحل، لقد تعلمت أيضًا ما لا يجب فعله. لن أقوم بقطع الورديات دون التحقق من عبء العمل. لن أضغط على الناس أكثر وأتوقع أن تختفي مشكلة التكلفة. لن أعتمد على حدس مدير واحد عندما تكون بيانات الطابق متاحة. غالبًا ما يؤدي هذا المسار إلى التعب والدوران والمزيد من التكاليف الخفية. المسار الأفضل يكون أبطأ في البداية وأقوى لاحقًا. يعجبني هذا النهج لأنه يحترم كلاً من رجال الأعمال والأشخاص الذين يقومون بالعمل. عندما تتحسن العملية، يقوم الفريق بحركات أقل إهدارًا. عندما يتناسب الجدول مع الطلب، تبدو الأرضية أكثر استقرارًا. عندما يتوقف المشرفون عن مكافحة الحرائق، يمكنهم الإدارة بدلاً من الرد. هذه هي الطريقة التي أفكر بها في تكلفة العمالة الآن. ليس كرقم للضغط عليه، ولكن كإشارة. إذا كان العدد مرتفعا، أسأل أين يذهب الوقت. إذا بدا الفريق مشغولاً ولكن الإنتاج ظل ثابتًا، فإنني أنظر إلى التدفق. إذا أصبح العمل الإضافي أمرًا طبيعيًا، فإنني ألقي نظرة على الجدول قبل أن أنظر إلى عدد الموظفين. وقد ساعد هذا التحول في التفكير أحد المستودعات على الانتقال من التكلفة الباهظة إلى التكلفة المنخفضة. ويمكن أن يساعد الفرق الأخرى أيضًا، طالما ظلت التغييرات عملية وواضحة ومرتبطة بالعمل الحقيقي على أرض الواقع.

عندما أنظر إلى عمليات العملاء، أرى دائمًا نفس المشكلة: يستغرق الكثير من الوقت في العمل المتكرر، وهناك خطوات كثيرة جدًا تفصل بين العميل والإجابة، ويفقد الفريق طاقته قبل أن يظهر النمو. في تقرير العملاء لعام 2023، برزت نتيجة واحدة بالنسبة لي. وانخفضت العمالة بنسبة 33%، واستمر العمل في المضي قدمًا. أنا لا أقرأ ذلك على أنه حظ. قرأت ذلك كإشارة إلى أن الفريق أزال الهدر، وشدد العملية، وأعطى الناس أدوات أفضل للعمل المهم. أعتقد أن الموضوع بسيط. عمل يدوي أقل، انتظار أقل، ارتباك أقل، مساحة أكبر للمبيعات، مساحة أكبر للخدمة، مساحة أكبر للنمو المطرد. عندما أساعد فريقًا على حل هذا النوع من المشكلات، أبدأ بنقاط الألم اليومية. أسأل أين يختفي الوقت، وأين تحدث الأخطاء، وأين يستمر الناس في تكرار نفس المهمة يدويًا. عادةً ما أجد أربع مشكلات شائعة: - تتواجد البيانات في أماكن كثيرة جدًا - يجيب الموظفون على نفس السؤال مرارًا وتكرارًا - تتأخر المتابعة - لا يستطيع المديرون رؤية الصورة الكاملة بالسرعة الكافية واجه متجر صغير عبر الإنترنت عملت معه هذه المشكلة بالضبط. جاءت الطلبات من قنوات مختلفة. قام الفريق بنسخ التفاصيل في جداول البيانات، وفحص المخزون يدويًا، وقضى الكثير من الوقت في إصلاح الأخطاء التي يمكن تجنبها. أخبرني المالك أن الفريق شعر بالانشغال طوال اليوم، لكن العمل ما زال عالقًا. قمنا بتغيير سير العمل خطوة بخطوة. لقد ساعدتهم في وضع بيانات الطلب في مكان واحد. لقد ساعدتهم في قطع الدخول المتكرر. لقد ساعدتهم على وضع قواعد بسيطة للمتابعة. لقد ساعدتهم في التحقق من الأداء كل أسبوع بدلاً من التخمين. لم يكن التحول جذريا في اليوم الأول. لقد كان عملياً. قضى الفريق وقتًا أقل في العمل الإداري، مما منحهم المزيد من الوقت للتحدث مع العملاء وحل المشكلات والتعامل مع المزيد من الطلبات بضغط أقل. ولهذا السبب أثق في مثل هذه التقارير. يذكرونني أن النمو لا يأتي دائمًا من إضافة المزيد من الأشخاص. في بعض الأحيان يأتي ذلك من إزالة العمل الذي يبطئ الجميع. وأعتقد أيضًا أن الرقم مهم لأنه يعطي القادة إشارة واضحة. وإذا انخفض معدل العمالة واستمر النمو، فمن المحتمل أن تصبح العملية أكثر صحة. الفريق لا يكافح نفس الحرائق كل يوم. يمكن للناس التركيز. يشعر العملاء بالفرق. يحصل العمل على مساحة أكبر للتنفس. إذا كان عليّ أن ألخص الدرس في سطر واحد، فسيكون هذا: أريد أن يعمل فريقي في العمل، وليس أن ينحصر فيه. هذا هو نوع التقدم الذي أبحث عنه في قصة كل عميل. اتصل بنا على تيان: mr.tian@qilutrac.com/WhatsApp +8615376362288.

ماريا طومسون 2023 خفض تكلفة العمالة من خلال جدولة أفضل دانييل بروكس 2023 إزالة النفايات من عمليات المستودعات سارة ميتشل 2023 كيف أدى تحسين العمليات إلى خفض تكاليف العمل الإضافي كيفن رينولدز 2023 استراتيجيات التوظيف الهزيلة لنمو الأعمال الصغيرة إميلي كارتر 2023 تبسيط عمليات التسليم لتحسين إنتاجية الفريق جيمس ووكر 2023 عمليات العملاء وكفاءة العمل في 2023