سلسلة MA: حيث ساعة واحدة = 3 ساعات عمل — هل هذا سحر؟

اعتدت أن أنهي اليوم بقائمة كاملة مع تقدم بسيط جدًا. رسائل أبعدتني استمرت المهام الصغيرة في النمو. نفد تركيزي قبل الانتهاء من العمل. لم أكن بحاجة إلى مزيد من الضغط. كنت بحاجة إلى طريقة أنظف للتحرك خلال اليوم. أعطتني سلسلة MA إيقاعًا بسيطًا يمكنني الاحتفاظ به. لقد قسمت يومي إلى ثلاثة أجزاء واضحة. جزء واحد للمهمة الرئيسية. جزء واحد للردود والمتابعة. جزء واحد للمراجعة وإعادة التعيين. هذا الشكل يساعدني على البقاء هادئًا والبقاء على المسار الصحيح. أبدأ بسؤال واحد: ما هو الأكثر أهمية اليوم؟ أكتب هذه المهمة قبل أي شيء آخر. سأبقي القائمة قصيرة. إذا حاولت التعامل مع الكثير في وقت واحد، فسيصبح عملي بطيئًا وفوضويًا. قائمة قصيرة تبقي ذهني واضحا. أعرف ماذا أفعل بعد ذلك. أنا لا أضيع طاقتي في اتخاذ القرار مرارًا وتكرارًا. أنا أيضًا أحمي نافذة التركيز الخاصة بي. لا أتحقق من كل رسالة عند وصولها. لقد قمت بتعيين كتلة لذلك لاحقًا. عندما أبقى في مهمة واحدة لفترة أطول، أعمل بضغط أقل. عقلي لا يقفز كثيرا. يبدو اليوم أكثر سلاسة. مثال بسيط يبقى في ذهني. في الشهر الماضي، تلقيت مسودة عميل، ومكالمة، ومجموعة من ملاحظات المتابعة في نفس اليوم. شعرت بالضغط المعتاد في البداية. لقد استخدمت إيقاع سلسلة MA على أي حال. لقد عملت على المسودة بينما كان ذهني طازجًا. لقد تعاملت مع المكالمة في كتلة محددة. لقد قمت بحفظ الملاحظات للجزء الأخير من اليوم. كان لا يزال لدي عمل لأقوم به، لكنني لم أعد أشعر بالضياع فيه. وهذا هو أكثر ما يعجبني في هذا النهج. لا يطلب مني أن أكون مثاليًا. يساعدني على البقاء واضحا. إنه يمنح يومي شكلاً يمكنني تكراره. أقضي وقتًا أقل في الرد. أقضي المزيد من الوقت في التحرك. وجهة نظري الخاصة بسيطة. اليوم المزدحم ليس دائمًا يومًا قويًا. يوم قوي له اتجاه. تساعدني سلسلة MA في بناء هذا الاتجاه دون أن أشعر بأن جدول أعمالي ثقيل. إذا كان يومك مزدحمًا، فابدأ صغيرًا. اختر مهمة رئيسية واحدة. قم بتعيين كتلة رد واحدة. اترك مراجعة قصيرة واحدة في النهاية. هذا التحول وحده يمكن أن يغير الطريقة التي تشعر بها يومك.

اعتدت أن أخسر نصف يوم بسبب المهام الصغيرة. رد هنا. مشروع هناك. تعديل سريع تحول إلى توقف طويل. بحلول الغداء، كنت مشغولاً، ولكن لم يتم فعل سوى القليل جدًا. كانت تلك نقطة الألم بالنسبة لي، وأعتقد أن الكثير من الناس يشعرون بنفس الشعور. العمل ليس صعبا. إنه يستمر في كسر التركيز. وبمجرد حدوث ذلك، يمكن أن تبدو الساعة الواحدة وكأنها ثلاث ساعات. ما تغير بالنسبة لي لم يكن المزيد من الضغط. لقد كانت طريقة أبسط للعمل. أبدأ بهدف واحد واضح. ليس خمسة. ليست قائمة أمنيات طويلة. نتيجة واحدة فقط أريدها قبل أن أتوقف. ثم قطعت الضوضاء. أقوم بإغلاق علامات التبويب الإضافية. أنا إسكات التنبيهات. أحتفظ بملاحظاتي في مكان واحد. أكتب النسخة التقريبية أولاً، حتى لو كانت تبدو بسيطة. هذا الجزء الأخير يهم أكثر مما يعتقده الناس. تتحرك المسودة الأولى النظيفة بشكل أسرع من المسودة المثالية التي لا تغادر رأسي أبدًا. أنا أيضًا أقوم بتجميع أعمال مماثلة معًا. إذا كنت بحاجة للرد على الرسائل، أجيب عليها في كتلة واحدة. إذا كنت بحاجة إلى كتابة نسخة من المنتج، سأبقى في هذه المهمة فقط. إذا كنت بحاجة إلى التحقق من الأرقام، أفعل ذلك بعد الانتهاء من الكتابة. لقد تعلمت هذا بالطريقة الصعبة أثناء مساعدة متجر صغير عبر الإنترنت. استمر المالك في التبديل بين محادثات العملاء وأوصاف العناصر ومشكلات الطلب. شعر فريقها بالانشغال طوال اليوم، لكن العمل استمر في التراكم. لقد غيرنا التدفق. قام شخص واحد بالتعامل مع الرسائل لمجموعة محددة. شخص واحد كتب القوائم. قام شخص واحد بفحص التفاصيل النهائية. تحول المزاج بسرعة. بدا اليوم أخف وزنا. تحرك العمل مع احتكاك أقل. هذا ما يعنيه لي "ساعة واحدة، ثلاث ساعات من العمل". ليس سحرا. ليس الضجيج. فقط عدد أقل من التوقفات، وعدد أقل من عمليات إعادة التعيين، وعدد أقل من التحركات الضائعة. إذا كنت تريد يومًا أكثر سلاسة، أود أن أقترح عليك روتينًا بسيطًا: - اختر مهمة واحدة أكثر أهمية - أزل أي شيء يلفت انتباهك بعيدًا - اعمل في كتلة واحدة دون تبديل - استخدم ملاحظات قصيرة وكلمات بسيطة وبنية جاهزة - تحقق من النتيجة مرة واحدة، ثم تابع. أحب هذه الطريقة لأنها تبقيني صادقًا. أستطيع أن أرى ما انتهى. أستطيع أن أشعر بالمكان الذي أهدرت فيه الوقت. يمكنني إصلاح الجولة القادمة دون التخمين. يوم كامل لا يحتاج إلى الشعور بالثقل. عندما أحمي تركيزي وأحافظ على نظافة العملية، يبدأ العمل في التحرك بشكل أسرع من تلقاء نفسه. وهذا هو الجزء الذي أثق به أكثر.

أعرف شعور اليوم المليء بالرسائل المتكررة والردود المتأخرة والمهام الصغيرة التي لا تتوقف أبدًا. يملأ العميل المحتمل نموذجًا، وأجيب عليه واحدًا تلو الآخر. يسأل العميل نفس السؤال مرة أخرى، وأقوم بنسخ نفس الرد مرة أخرى. يبقى عملي مشغولاً، لكن انتباهي ينقسم إلى أجزاء صغيرة. هذا هو المكان الذي تساعدني فيه الأتمتة. أنا لا أستخدمه لاستبدال صوتي. أستخدمه لحمايته. يتعامل سير العمل الجيد مع الأجزاء الروتينية، ثم يترك لي مساحة للعمل الذي يحتاج إلى الحكم والرعاية والتوقيت. إنه يشعر بالنعومة عندما يعمل بشكل جيد. غير مرئية تقريبا. أعتقد أن هذا هو السبب في أن العبارة تبدو صحيحة. قد تبدو الأتمتة وكأنها سحرية عندما تزيل الاحتكاك دون أن تجعل التجربة باردة. لقد رأيت ذلك بوضوح من خلال متجر صغير عبر الإنترنت يبيع الشموع والهدايا المنزلية. أنفق المالك الكثير من الطاقة في مطاردة العربات المهجورة وإرسال نفس رسائل المتابعة بعد كل طلب. قمنا بإعداد تدفق بسيط. حصل الزائر الذي ترك المنتجات في سلة التسوق على تذكير مهذب واحد. حصل المشتري على مذكرة شكر ودليل رعاية قصير. تلقى المتسوق المتكرر رسالة تطابق ما اشتراه بالفعل. لا شيء بصوت عال. لا شيء انتهازي. توقف المالك عن مطاردة كل مهمة بيده. لا يزال العملاء يشعرون بالرؤية. بدت الرسالة شخصية لأنها تطابق الإجراء الذي اتخذوه. هذا هو نوع الأتمتة الذي أثق به. لقد رأيت نفس النمط في استوديو اللياقة البدنية. كان لدى المالك نموذج حجز، لكن تذكيرات الفصل لا تزال تتطلب الكثير من العمل اليدوي. فات الأشخاص الجلسات لأنهم نسوا الجدول الزمني أو لم يعثروا على الخطوة التالية بالسرعة الكافية. بنينا تدفقًا واحدًا واضحًا. أرسل الحجز تأكيدًا. وصل تذكير إلى العميل قبل الفصل. يوجد رابط إعادة جدولة داخل الرسالة، لذلك ظلت الخطوة التالية بسيطة. احتفظ الموظفون بطاقتهم لمكتب الاستقبال والفصل نفسه. تعامل النظام مع التكرار. حصل العميل على مسار أكثر سلاسة. هذا هو الجزء الذي أهتم به أكثر. أريد أن تدعم الأتمتة رحلة العميل، وليس حشدها. عندما أقوم بإنشاء سير عمل، أبقي الهيكل بسيطًا. أقوم بتخطيط المهام المتكررة التي تكلف أكبر قدر من التركيز. متابعة الرصاص. تحديثات النظام. ملاحظات الحجز. الإجابة على الأسئلة الشائعة. أختار هدفًا واحدًا لكل تدفق. يجب أن يكون هناك تدفق ترحيبي. يجب أن يتم دفع تدفق التذكير. يجب أن يوجه تدفق الدعم. أكتب الرسالة بلغة واضحة. خطوط قصيرة. عمل واضح. لا ضجيج إضافي. أختبر المسار مثل العميل. أتحقق من البريد الإلكتروني والنموذج والرابط والرد. أبحث عن أي شيء يبدو محرجًا أو بطيئًا. أحافظ على الخطوة الإنسانية حيثما يهم. شخص حقيقي يراجع النغمة. شخص حقيقي يتعامل مع الحالات المتطورة. يتدخل الشخص الحقيقي عندما تحتاج الرسالة إلى الرعاية. هذا التوازن مهم. إذا بدا النظام قاسياً للغاية، فإن الناس يشعرون به. إذا حاولت أن تفعل كل شيء، فإنها تفقد الثقة. أفضّل الأتمتة التي تظل مفيدة وهادئة. من المفترض أن يساعد ذلك الشركة على التحرك بشكل أسرع دون أن يشعر العميل بالاندفاع. أعتقد أيضًا أن الأنظمة الصغيرة غالبًا ما تعمل بشكل أفضل من الأنظمة الكبيرة. يمكن لتدفق ترحيبي واحد أن يوفر بالفعل الكثير من العمل اليدوي. يمكن للمتابعة البسيطة بعد ملء النموذج أن تجلب ردودًا أكثر من سلسلة طويلة من الرسائل العامة. يمكن أن يؤدي تذكير الحجز إلى تقليل الارتباك قبل أن يتحول إلى مشكلة. قطع صغيرة تضيف ما يصل. عندما أنظر إلى الأتمتة القوية، لا أرى آلة تتولى المسؤولية. أرى طريقًا نظيفًا يجعل الخطوة التالية سهلة. هذا هو الجزء الذي يبدو وكأنه السحر تقريبًا. ليس لأنه يخالف قواعد العمل. لأنه يزيل الكتل الصغيرة التي تبطئ الناس. أنا أحب هذا النوع من النتيجة. إنه عملي. إنه هادئ. إنها تحافظ على تواجد العمل، حتى عندما يصبح اليوم ممتلئًا. لأية استفسارات بخصوص محتوى هذه المقالة، يرجى الاتصال بتيان: mr.tian@qilutrac.com/WhatsApp +8615376362288.

ديفيد ألين 2015 إنجاز الأمور فن الإنتاجية الخالية من التوتر كال نيوبورت 2016 قواعد العمل العميق للنجاح المركّز في عالم مشتت سيمون سينك 2019 ابدأ لماذا كيف يلهم القادة العظماء الجميع لاتخاذ الإجراءات تيم براون 2020 التغيير حسب التصميم كيف يحول التفكير التصميمي المنظمات ويلهم الابتكار فيليب كوتلر وكيفن لين كيلر 2021 إدارة التسويق Stijn Claessens 2017 سير العمل الأتمتة وتجربة العملاء في الأعمال الرقمية